I. Kiến thức cơ bản
1. Thế nào là văn bản hành chính?
a) Đọc các văn bản sau và cho biết khi nào thì người ta viết các
văn bản thông báo, đề nghị và báo cáo? Viết các văn bản này nhằm mục đích gì?
Văn bản 1
Phòng
GD - ĐT Quận Cầu Giấy
Trường THCS Dịch Vọng
số: ... / TB
|
Cộng hoà xã
hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh
phúc
|
Hà Nội, ngày 6 tháng 2 năm 2003
Thông báo
Về kế hoạch trồng cây
Để hưởng ứng phong trào Vì
một môi trường xanh, sạch, đẹp, Ban Giám hiệu nhà trường phát động buổi
trồng cây quanh sân trường. Kế hoạch trồng cây như sau:
1) Thời gian: 14 giờ, ngày 28 - 2 - 2003
2) Số lượng và chủng loại: Mỗi lớp trồng 5 cây, loại cây phượng
vĩ, bàng hoặc xà cừ.
3) Phương thức chăm sóc: Các lớp có kế hoạch bảo vệ và chăm sóc
cây do lớp mình trồng.
Ban Giám hiệu thông báo kế hoạch này để toàn trường được biết và
chuẩn bị tốt cho ngày hội trồng cây của nhà trường.
Hiệu trưởng
(Kí và ghi rõ họ tên)
Nơi nhận:
- Các GV chủ nhiệm
- Các lớp
- Lưu Văn phòng
Văn bản 2:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2003
Giấy đề nghị
Kính gửi: Cô giáo chủ nhiệm lớp 7A, Trường THCS Kim Đồng
Tập thể lớp 7A chúng em xin trình bày với cô giáo một việc như
sau: Theo thời khoá biểu của nhà trường, chiều nay (thứ năm, ngày 20 tháng 3
năm 2003), lớp 7A có giờ sinh hoạt tập thể. Nhưng vì bạn Nam bị ốm phải vào nằm
viện, nên chúng em xin đề nghị với cô giáo cho chuyển buổi sinh hoạt này sang
chiều mai (thứ sáu, ngày 21 tháng 3 năm 2003) để lớp có thể tới thăm và động
viên bạn Nam được kịp thời.
Thay mặt lớp
7A
Lớp trưởng
(Kí và ghi rõ
họ tên)
Văn bản 3:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thanh Hoá,
ngày 5 tháng 12 năm 2003
Báo cáo
Về kết quả hoạt động hưởng ứng phong trào
Vì một môi trường xanh, sạch, đẹp
Kính gửi: Ban Giám hiệu Trường THCS Đông Thanh
Hưởng ứng đợt thi đua Vì một
môi trường xanh, sạch, đẹp do nhà trường phát động, trong thời gian vừa
qua, lớp 7B đã có nhiều hoạt động đạt kết quả tốt, cụ thể là:
1) Về vệ sinh: đã tổ chức mỗi tuần một buổi lao động tập thể để
quét dọn khu vực quanh lớp và sân trường; thực hiện nghiêm túc việc thu gom các
loại rác vào đúng nơi quy định.
2) Về việc trồng, chăm sóc và bảo vệ cây xanh: đã tổ chức trồng
được 100 cây các loại (bao gồm 50 cây bạch đàn, 40 cây xà cừ và 10 cây phượng
vĩ) ở khu vực được Ban Giám hiệu nhà trường phân công; không bẻ cành, hái lá
hoặc ngắt hoa nơi công cộng.
3) Về trang trí: đã tổ chức quét vôi lại các bức tường quanh lớp;
kẻ lại các khẩu hiệu và bảng nội quy nhà trường.
Kết quả cuối đợt, lớp đã bầu được 5 bạn tiêu biểu đề nghị nhà
trường biểu dương, khen thưởng.
Thay mặt lớp
7B
Lớp trưởng
(Kí và ghi rõ
họ tên)
Gợi
ý:
- Văn bản thông báo:
+ Được viết
khi người ta cần truyền đạt một vấn đề quan trọng nào đó từ một cấp cao hơn
xuống cấp thấp hơn hoặc cho nhiều người;
+ Nhằm phổ biến nội dung.
- Văn bản đề nghị:
+ Được viết khi cần đề đạt một vấn đề gì đó của cá nhân hay tập
thể đối với cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
+ Nhằm đề xuất một ý kiến, nguyện vọng nào đó.
- Văn bản báo cáo:
+ Được viết khi cần trình bày một vấn đề gì đó từ cấp dưới lên cấp
trên;
+ Nhằm tổng kết, nêu lên những gì đã đạt được, những gì còn chưa
làm được) trong công việc để cấp trên biết.
b) Ba văn bản trên có gì giống và khác nhau? So sánh hình thức
trình bày của ba văn bản này với các văn bản truyện, thơ mà em đã đọc.
Gợi
ý:
- Về điểm giống nhau:
Các văn bản trên có những mục nào giống nhau?
Các văn bản trên đều được trình bày theo mẫu quy định và có một số
mục tương tự nhau.
- Điểm khác nhau:
+ So sánh về mục đích sử dụng?
+ Những nội dung cụ thể của từng loại văn bản?
- Truyện và thơ là loại văn bản nghệ thuật, dùng để sáng tạo hình
tượng, vì vậy có sử dụng hư cấu, tưởng tượng, ngôn ngữ theo phong cách nghệ
thuật; văn bản hành chính thì không được sử dụng hư cấu, tưởng tượng, ngôn ngữ
theo phong cách hành chính, công vụ.
c) Kể thêm một số loại văn bản tương tự như các văn bản trên.
Gợi
ý: Giấy khai
sinh, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp, sơ yếu lí lịch,...
d) Các văn bản đã phân tích ở trên là văn bản hành chính. Vậy, thế
nào là văn bản hành chính? Văn bản này có những đặc điểm gì?
Gợi
ý: Văn bản
hành chính là loại văn bản như thế nào về: mục đích sử dụng, nội dung, hình
thức trình bày,...?
Lưu ý các mục nhất thiết phải có trong văn bản hành chính:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ;
- Địa điểm và ngày, tháng, năm làm văn bản;
- Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản;
- Nội dung thông báo, đề nghị, báo cáo;
- Chữ kí và họ tên người gửi văn bản.
II. Rèn luyện kĩ năng
1. Trong các tình huống dưới đây, với tình huống nào thì người ta
phải viết văn bản hành chính?
a) Có một sự kiện quan trọng sắp xảy ra, cần phải cho mọi người
biết sự kiện ấy.
b) Thầy hiệu trưởng hoặc thầy, cô giáo chủ nhiệm cần biết tình
hình của lớp em trong tháng qua.
c) Có một sự việc làm em hết sức xúc động, muốn ghi lại những cảm
xúc đó.
d) Hôm qua đi học về chẳng may gặp mưa, hôm nay em bị sốt, không
thể đến lớp được.
đ) Có một địa danh rất nổi tiếng ở gần trường, cả lớp đều muốn
thầy, cô giáo chủ nhiệm tổ chức cho đi tham quan.
e) Bị ốm nên không đi thăm quan được, bạn em rất muốn biết về buổi
tham quan ấy.
Gợi
ý: Trong các
tình huống (c), (e) không có nhu cầu sử dụng văn bản hành chính.
2. Hãy lựa chọn loại văn bản phù hợp với từng tình huống phải sử
dụng văn bản hành chính đã xác định được ở
trên.
Gợi
ý: a - thông
báo, b - báo cáo, d - đơn, đ- đề nghị.
